Kualitas Pelatihan

8 Desember 2014 pada mata kuliah manajemen pelatihan , seperti biasanya melakukan diskusi perkelompok mengenai Kualitas Pelatihan dan kebetulan sekali saya adalah pemateri , berikut hasil diskusi kelompok kami :

  1. Pengertian Kualitas Pelatihan
  • Pengertian Mutu menurut beberapa Ahli:
  1. Philip B. Crosby mendefinisikan mutu sebagai kesesuaian dengan apa yang disyaratkan atau distandarkan (Conformance to requirement).
  2. Edwards Deming menyatakan bahwa kualitas atau mutu adalah kesesuaian dengan kebutuhan pasar atau konsumen.
  3. Armand V. Fiegenbaum, mendefinisikan mutu sebagai kepuasan pelanggan sepenuhnya (full customer satisfaction).
  4. Goetssch dan Davis, mutu merupakan suatu kondisi  dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan.

Mutu atau kualitas merupakan standar yang harus dipenuhi oleh organisasi atau industri produk dan jasa untuk memenuhi persyaratan dan apa yang menjadi kebutuhan dan harapan pelanggan untuk memuaskannya.

  • Pengertian Pelatihan
  1. Menurut Mathis (2002), Pelatihan adalah suatu proses dimana orang-orang mencapai kemampuan tertentu untuk membantu mencapai tujuan organisasi.
  2. Sedangkan Payaman Simanjuntak (2005) mendefinisikan pelatihan merupakan bagian dari investasi SDM (human investment) untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan kerja, dan dengan demikian meningkatkan kinerja pegawai.
  3. Pelatihan didefinisikan oleh Ivancevich sebagai “usaha untuk meningkatkan kinerja pegawai dalam pekerjaannya sekarang atau dalam pekerjaan lain yang akan dijabatnya segera”.
  4. Pelatihan menurut Gary Dessler (2009) adalah Proses mengajarkan karyawan baru atau yang ada sekarang, ketrampilan dasar yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka”.

Pelatihan merupakan salah satu usaha dalam meningkatkan mutu sumber daya manusia dalam dunia kerja.

Kualitas Pelatihan adalah standar yang harus dipenuhi oleh organisasi atau industri produk dan jasa untuk memenuhi persyaratan sebagai salah satu usaha dalam meningkatkan mutu sumber daya manusia dalam dunia kerj

  1. Pengukuran Efektivitas Pelatihan atau Training

Pengukuran efektivitas pelatihan selalu merupakan suatu tantangan, dimana dalam faktanya, ada hubungan antara usaha pelatihan dan hasilnya dalam pekerjaanan. Serta tidak ada yang dapat menyangkal bahwa pelatihan berperan dalam meningkatkan pengetahuan, keahlian, dan kinerja pegawai perusahaan, yang merupakan kinerja keseluruhan unjuk kerja suatu perusahaan.

Dalam pelatihan terdapat korelasi yang bagus dengan kinerja sehingga para pemilik perusahaan terbaik di seluruh dunia terus mencari cara yang lebih bagus dan sistematis untuk melakukan pelatihan karyawannya. Tanpa mengabaikan fakta bahwa ada hubungan langsung antara program pelatihan dan peningkatan kinerja karyawan yang melakukan pelatihan yang saat ini tidak terbantahkan lagi, pengumpulan umpan balik akan membantu untuk menyesuaikan usaha untuk semakin memajukan program pelatihan ini.
Dalam konteks ini, saya merekomendasikan tiga tingkatan proses untuk mengumpulkan umpan balik dari sebuah pelatihan. Tingkat pertama adalah segera setelah menyelesaikan program.
Tujuan utama dari umpan balik ini adalah untuk mengetahui seberapa bagus pengajar memberikan program itu, tingkat manfaat program dan efektivitas metodelogi yang ada. Tingkatan kedua adalah pengumpulan umpan balik setelah tiga puluh hari dari selesainya program.
Tujuannya adalah untuk mengetahui seberapa efektif program itu diingat, dan pertanyaan yang harus diberikan adalah: apakah apa yang dipelajari dari program tersebut masih diingat oleh para karyawan? Korelasi antara tujuan dari program dan apa yang diingat para karyawan adalah indikator yang bagus untuk mencari tahu seberapa besar manfaat program tersebut. Dan akhirnya, pada tahap ketiga adalah kita harus memberikan perhatian kepada penerapan dari program pelatihan ini dalam pekerjaan sehari-hari, apakah prosesnya ada kurang atau berlebihan.

Di sini dikumpulkan umpan balik dari karyawan itu sendiri dan juga supervisornya. Dan fokus kepada umpan balik juga mengenai atribut atau daerah yang dijangkau dalam pelatihan dan bagaimana penerapannya dalam pekerjaan setiap individu. Ketiga tahapan proses itu selain memberikan umpan balik untuk peningkatan upaya pelatihan, juga memberikan kontribusi pada pembentukan budaya belajar.
Metodologi Campuran:

Gaya belajar setiap individu adalah berbeda-beda. Untuk menjabarkan cara mengajar dan belajar suatu hal dapatlah berbeda-beda. Apa yang mungkin berhasil untuk pelatihan dalam subyek teknikal mungkin tidak akan dapat diterapkan untuk hal tingkah laku, demikian juga sebaliknya. Dengan memanfaatkan teknologi dan perkembangan dalam budaya belajar di internet, maka pelatihan tidaklah menggunakan cara pelatihan tradisional saja.
Setiap metodologi memiliki keunggulan dan kelemahan yang berbeda-beda. Sebuah metodologi dapat berjalan dengan baik dalam konteks tertentu dan belum tentu dalah konteks yang lain. Biayanya mungkin juga berbeda-beda dari setiap metodologi. Ini menjadi tanggung jawab petugas pelatihan untuk memilih metodologi yang paling sesuai dengan kontek organisasi, untuk subyek tertentu dan untuk peserta yang sesuai.
Daripada mencoba untuk mencari cara-cara yang terbaik, maka seseorang dapat memilih dua dari ketiga pilihan dengan obyektif yang sama, yaitu pelatihan dan peningkatan dalam hal kemampuan para pegawai.

Apa yang paling efektif dalam membantu penerapan semua factor-faktor yang disebutkan di atas:

  • Sistem manajemen pelatihan yang bagus dan menyeluruh. Beberapa system yang mencakup wilayah-wilayah yang disebutkan di atas dan melibatkan pihak-pihak yang berperan, seperti pegawai, manajer, HR/ fungsi pelatihan dan kepemimpinan
  • Pegawai yang terlatih dan khusus menangani pelatihan. Diharapkan untuk dapat memiliki tim yang khusus untuk dapat menangani proses pelatihan dalam sebuah perusahaan. Meskipun demikian, untuk ukuran perusahaan yang ada saat ini, beberapa perusahaan kecil mungkin tidak akan mampu untuk menugaskan pegawai yang khusus menangani masalah pelatihan, tanggung jawab mengenai hal ini harus dijabarkan dengan jelas dalam HR untuk perusahaan ini
  1. Pemanfaatan Pengukuran Kualitas Pelatihan

Pengukuran efektivitas training melalui kinerja masing-masing individu akan memberikan dampak positif bagi kelangsungan usaha perusahaan. Dengan mengetahui kinerja karyawan setelah mengikuti training, perusahaan bisa mengetahui apakah mereka benar-benar telah berubah ataukah tidak setelah mengikuti training.

  • Pengukuran spesifik ditingkatkan organisasi pada produksi

Hal ini memerlukan metodologi yang lebih canggih tetapi dapat dilakukan karena biasanya sebuah organisasi harus setidaknya bersedia untuk berkomitmen pada beberapa proses yang melibatkan penilaian sebelum dan setelah peserta mengikuti training.

Selain itu cara ini juga dapat melibatkan perbandingan sebelum dan sesudah berbagai faktor dengan peserta dilatih dibandingkan karyawan yang tidak terlatih. Produksi pada perusahaan akan menentukan seberapa besar keuntungan yang didapatkan perusahaan tersebut. Dengan training diharapkan perusahaan akan memiliki tingkat produksi yang lebih baik karena sumber daya manusia yang didapatkan menjadi lebih produktif dan inovatif dalam mencipkatakn produk yang akan dijual.

  • Perbandingan produktivitas peserta training

Cara tersebut sebenarnya merupakan hasil yang biasanya akan dianggap sebagai hal yang telah terjadi sebagai akibat dari beberapa pelatihan yang dirancang khusus untuk mendorong inisiatif atau partisipasi dari pihak karyawan. Perbandingan produktivitas peserta, bagaimana mereka bekerja dengan baik.

  • Survei Attitude

Kadang sebanyak 75 % dari semua survei terhadap efektivitas training dilakukan dalam organisasi yang dirancang dan tidak benar. Masalah-masalah yang melibatkan pembuatan pertanyaan yang jelek dan kurangnya hasil dan ketidakmampuan untuk mengembangkan respon sehingga menimbulkan training tidak efektif. Namun, survei yang dirancang dengan benar akan memberikan wawasan yang baik ke dalam efektivitas beberapa jenis training.

Beberapa cara di atas mengasumsikan aplikasi yang tepat seperti variabel luar yang dapat dikendalikan atau diminimalkan, instrumen nyata dan reliabel yang digunakan sekaligus data diinterpretasikan dengan benar, hal ini terutama berlaku ketika sebelum dan sesudah survei digunakan.

Selain itu, tidak semua metodologi yang disebutkan di atas mewakili semua kemungkinan, cara tersebut tidak selalu mewakili metode terbaik untuk digunakan dalam situasi tertentu untuk mengukur efektivitas training.

Ada empat tahap yang terpisah untuk evaluasi efektivitas program pelatihan diantaranya adalah:

  • Reaksi
    Tahap pertama adalah tentang reaksi dari peserta pelatihan untuk training tersebut . Hal ini merupakan pengukuran ini berkaitan dengan bagaimana para peserta pelatihan memahami tentang isi dari training tersebut.

Setelah training biasanya ada umpan balik agar bisa dilakukan evaluasi. Sebagian besar perusahaan atau organisasi tidak melakukan pengukuran efektivitas training yang diakukan, hal ini menyebabkan owner atau manager tidak benar-benar tahu apakah peserta pelatihan telah benar-benar belajar sesuatu training tersebut.

  • Pengetahuan
    • Perilaku
    • Hasil

Pengukuran terhadap efektivitas dapat ditingkatkan dengan menggunakan pertanyaan dan membandingkan hasil. Pertanyaan-pertanyaan harus objektif dan erat kaitannya dengan tujuan training.

Dengan cara ini anda dapat menentukan pengetahuan jika pelatihan benar-benar disampaikan dan ini dipahami oleh peserta pada saat itu. Sebuah organisasi yang melakukan hal ini dapat yakin bahwa peserta pelatihan telah benar-benar belajar sesuatu pada saat itu.

Sudah banyak training yang mengalami kesulitan mengingat apa yang ada di training atau seminar tidak mampu mencerna inti training beberapa hari kemudian apalagi bulan kemudian. Ada berbagai teknik yang bisa kanda terapkan untuk meningkatkan tingkat efektivitas training tapi pada dasarnya jika anda tidak menggunakannya teknik training yang baik anda akan kehilangan banyak hal.

Tujuan training harus berhubungan dengan kebutuhan organisasi dan akan berisi pengetahuan yang diperlukan untuk memahami tugas atau tugas karyawan harus melakukan sebagai bagian dari tugasnya serta keterampilan praktis yang diperlukan.

Dengan cara ini kita dapat memastikan bahwa pelatihan tersebut sesuai dengan individu pada saat itu dalam perkembangan mereka dan benar-benar memenuhi kedua kebutuhan mereka dan orang-orang dari organisasi . Jika kita menggunakan pengukuran training hal ini untuk mengembangkan program pelatihan tersebut, apakah hal itu adalah program berbasis kelas atau kegiatan lokakarya yang akan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan selanjutnya anda akan dapat mengukur perbaikan dalam kinerja dan kontribusi terhadap perusahaan.

Tujuan training dapat dianggap organisasi sebagai suatu usaha untuk mencapai tujuan khusus melalui training tersebut. Mencapai tujuan individu dalam cara yang sistematis dan logis secara efektif untuk memetakan proses menuju pencapaian tujuan bersama dalam organisasi.

Jika anda melihat training begitu penting bagi setiap organisasi mungkin akan banyak masalah yang bisa diatasi dengan kata lain tidak ada karyawan yang malas mereka dari pekerjaan selama perusahaan bisa memberikan yang terbaik bagi mereka.

Jika sebuah perusahaan dengan banyak karyawan memiliki jam kerja tanpa mengetahui standart kerja yang baik maka jelas sistem tersebut tidak tepat bagi perusahaan. Hal ini bisa berpengaruh pada produktivitas perusahaan secara nyata dan pemborosan biaya besar bagi organisasi.

Ada banyak manfaat yang nyata dan manfaat lain yang sangat penting tetapi lebih sulit untuk diukur demikian juga dengan pelatihan training perusahaan.

Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dengan melakukan training diantaranya adalah:

  • Produktivitas yang lebih baik
  • Peningkatan moral
  • Reputasi ditingkatkan
  • Mengurangi stres
  • Pergantian staf yang lebih rendah

Training yang dilakukan perusahaan memberikan perhatian dengan melatih dan memberikan hasil yang diinginkan dalam organisasi tersebut. Model pengukuran efektivitas training tersebut dirancang untuk menghadapi dan memecahkan masalah. Dalam model ini perbedaan dibuat antara manfaat training jangka pendek dan manfaat yang didapatkan dalam training jangka panjang tetapi hal ini sebenarnya menentukan ketersediaan sumber daya yang potensial melalui pelatihan di masa depan.

Evaluasi intervensi training seperti halnya pengukuran efektivitas training umumnya sering diabaikan oleh perusahaan yang telah melakukan training untuk karyawan mereka. Secara umum evaluasi training tidak efektif karena banyak yang cenderung bersifat subyektif dan dipengaruhi oleh pertimbangan yang sebenarnya di luar program itu sendiri.

Sebaliknya sebelum melakukan training anda harus mengetahui dan menentukan bahwa hal penting adalah untuk mengidentifikasi kompetensi yang benar-benar dibutuhkan oleh individu untuk melakukan pekerjaannya dengan baik. Kompetensi ini adalah keterampilan dan pengetahuan yang mendukung yang harus menjadi bagian yang dimiliki perusahaan dan dapat jalankan oleh manajemen perusahaan.

Pengukuran efektivitas pelatihan harus dirancang untuk memenuhi kebutuhan organisasi dengan memenuhi kebutuhan pengembangan kompetensi individu dan golongan. Dengan mencapai tujuan ini anda memiliki tujuan untuk pelatihan dan anda bisa mendapatkan manfaat pelatihan yang benar-benar memberikan hasil yang nyata untuk perusahaan.

Dalam pasar global ini adalah sangat penting untuk mempertahankan keunggulan kompetitif melalui tenaga kerja atau sumber daya yang anda miliki dalam perusahaan. Karena itu training perlu dilakukan untuk memberikani yang terbaik oleh sistem manajemen dan kinerja yang efektif. Untuk itu training memang dibutuhkan pada tiap perusahaan jika mereka ingin mendapatkan keuntungan jangka panjang dari training tersebut.

Peran Dalam Pelatihan

Peran Organisasi
Pada dasarnya peran Organisasi dalam pelatihan adalah sebagai promotor atau penyelenggara pelatihan tersebut. Organisasi mengadakan pelatihan untuk para karyawannya agar dapat mengatasi kesenjangan antara skill yang dimiliki para karyawannya dan kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu organisasi mengadakan pelatihan tersebut. Selain sebagai penyelenggara pelatihan, organisasi juga memiliki peran-peran lain dalam pelatihan, antara lain :

  • Sebagai sumber dana dalam pelatihan tersebut, tentunya dalam pelathan dibutuhkan dana untuk menyelenggarakan dan mengelola pelatihan tersebut. Disini peran organisasi sebagai lembaga yang menyediakan segala kebutuhan pelatihan itu. Organisasi mengatur dan mengawasi segala kebutuhan yang yang diperlukan dalam penyelenggaraan pelatihan.
  • Sebagai fasilitator dalam diklat, organisasi berperan sebagai penyedia semua peralatan dan perlengkapan kegiatan yang akan dilakukan dalam diklat. Organisasi berperan penting dalam sarana dan prasarana tersebut. Jika sarana dan prasarana tersebut tidak terpenuhi dengan baik, maka dapat menghambat berjalannya diklat yang diadakan.
  • Organisasi sebagai perencana diklat, organisasi berperan sebagai perencana dalam diklat tersebut. Organisasilah yang berperan dalam menyusun dan merancang kosep diklat yang akan diadakan itu. Karena diklat diadakan sesuai denan kebutuhan organisasi maka, organisasilah yang merencanakan dan merancang konsep dari diklat yang akan dilaksanakan.

Peran Pelatih Dalam sebuah training, seorang trainer atau pelatih adalah pemimpin. Trainer bertugas mengarahkan peserta training untuk mencapai sebuah tujuan atau goal tertentu. Trainer yang mengendalikan jalannya training, mulai dari mengendalikan waktu training, metode training, serta mengendalikan peserta training agar dapat bersinergi menciptakan training yang kondusif.
Trainer memiliki peran yang besar dalam sebuah training. Apa saja peran seorang trainer dalamtraining?
1. Mengatur agenda dan menjaga waktu
2. Menjaga tujuan pelatihan
3. Melindungi hak semua peserta
4. Mendengarkan
5. Meringkas materi
6. Reviewing/ Meninjau ulang
7. Menjaga fokus peserta
8. Menjaga fokus peserta
9. Memegang otoritas
10. Terlibat dengan anggota yang pasif

Peran peserta
Peserta diklat kepemimpinan diberbagai jenjang pada dasarnya dituntut mampu sebagai agen perubahan, sehingga seorang peserta diklat kepemimpinan harus mampu membuat proyek perubahan organisasinya. selanjutnya mencermati tahapan pembelajaran diklat kepemimpinan tersebut ternyata atasan langsung (pimpinan) dari peserta diklat mempunyai peranan yang sangat penting yaitu sebagai mentor. Permasalahannya adalah bagaimana kesiapan pimpinan peserta diklat menjadi mentor proyek perubahan dimaksud.